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电子邮件礼仪

作者:译言  |   发布: (网友)稻草   |   时间:2009-03-26 15:26:26 文字大小:- +

原文作者:Gene.Wicker.Jr
原文链接:E-Mail Etiquette
译者:wilson.xu

声明:本文版权属于Gene.Wicker.Jr,原文在此。请勿拷贝与转载。

 

电子邮件礼仪(一)

 

引言

    本文旨在为电子邮件用户提供向导。它不是“用户手册”,而是提供一些建议,不仅帮你“玩转”电邮(玩转的程度或许会出乎你的想象),还能帮你提防未来的“囧”境。

 

收件人,抄送和密抄

    收信人地址的填写方式有三种:“收件人”,“抄送”和“密抄”,也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是,事实往往出人意表。

    首先,有些用户完全无视“抄送”的存在。就算邮件只针对某一个人,他们也要把所有地址(译者注:这里指收件人、抄送地和密抄地址)统统塞到“收件人”。如此一来,所有收到信的人都弄不清楚究竟谁应该负责回复。结果,他们要么都回复,要么都不回复。

    其次,有些用户不管三七二十一,把通讯录的所有联系人都作为每一封邮件的收信人。他们是那种“渴望他人注意”的人。

    最后,有些用户从来不关心同一封邮件的其它收信人。这类人属于“喂,你收到没?”一族。举个例子,X给A,B和C发送了一封邮件。C不先检查A和B是否也是收到信,而是立刻转发,还画蛇添足地问道“喂,你收到没?”。

    总的来说,关于如何填写收信人地址,下面有几条简单的建议:

  • “收件人”地址应该是直接收信人。
  • “抄送”地址应该是间接收件人。他们只想参考一下邮件,或者发信人觉得有必要知会他们(译者注:此处是意译,建议参考原文)。过犹不及,“抄送”给需要的人就够了,不必搬上整本通讯录。
  • “密抄”和“抄送”差不多,唯一的区别就是:在同一封邮件中,“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的邮箱地址,即“密抄”对于“收件人”和“抄送”不可见。相信你也猜到,使用“密抄”有点偷偷摸摸,所以并不被提倡。


全部答复

    尽管“全部答复”只是一个小小的按钮,它却可以产生一大堆不必要的邮件。举个例子,如果我给12个人发送了邮件,请问他们是否能在某某时间出席会议。那么,我应该收到12封回复,不多也不少。但是,如果每个收信人都按了“全部答复”。那么,不单单我会收到12封,再算上其它人,邮件总数将达到144

    当然,我并不是说不能使用“全部答复”,而是应该谨用。


不要把自己当成小说家

    邮件应该简洁切题。它和电话只是用手(打字)和用口(说话)的区别。迄今为止,还没有人凭打电话摘下普利策奖。所以将来也不会有人靠写邮件拿奖。

    有一点很重要:某些人每天都要处理成百上千封邮件(这种人确实存在)。他(她)们最不想在邮件看到某人以为自己是未来的狄更斯。

 

太多标点符号

    不要拘泥于语法和标点符号,尤其是滥用后者。你会常常看到有人为了强调,硬要在句子后面追加一大堆感叹号。对于滥用标点符号不能掉以轻心。感叹号(计算机术语叫做“bangs”)只是另一种结束句子的方式而已。

    重要的事情应该体现在字里行间,而不是标点符号。


格式不是万能膏药

    格式很管用,但不是万能膏药。(书写邮件)用语直白。句号。就够了。

    用HTML(超文本标记语言)或者“天理难容”的Microquish富文本格式去“打扮”邮件,把字体和颜色弄得花里花俏,可谓自讨苦吃。殊不知许多电子邮件客户端(和某些服务器)都无法支持这些格式。结果把邮件弄得不知所云,更严重的还会使客户端崩溃。我就亲眼目睹过这种事。

    如果你仍然斩钉截铁地坚持html,那么我劝你尽量使用默认的字体和简单的格式,把那些五颜六色的背景,千奇百怪的字体和动感十足的图片留给你的个人网站。


缩略语

    缩略语在电子邮件中无处不在。为了少敲点键盘,人们用晦涩难解的缩略语(除非双方都能够明白其的含义)代替了一目了然的全称。下表罗列了部分常用的缩略语。我建议使用常见的英文缩略语,如“FYI”(For your information,仅供参考)或“BTW”(By the way,顺便说说),否则会把对方搞糊涂。

 

缩略语含义
BCNU be seeing you(再见)
BTW by the way(顺便说说)
FWIW for what it's worth(不论如何)
FYI for your information(仅供参考)
IMHO in my humble opinion(依我愚见)
OBO or best offer(优惠价格)
ROTFL rolling on the floor laughing(捧腹大笑)
RTFM read the funny manual(参考有趣的手册)
TNSTAAFL there's no such thing as a free lunch(没有免费午餐)
TTFN ta ta for now(再见)
TTYL talk to you later(再见)

 

字符表情

    一定程度上,视觉提示是成功地面对面沟通的关键。究竟表情和肢体语言对于沟通有多重要?一个简单的眼神就可以区分“肯定”和“非常肯定”。那么听觉提示呢?答案显然也一样。

    因为电子邮件无法使用视觉或听觉提示,所以人们发明了“字符表情”。它们是一些简单的字符串,穿插于邮件之间,用于表达作者的情绪(或暗示)。最常见的字符表情莫过于:-)。如果你把头向左转,就会看到一个笑脸(分号是眼睛,破折号是鼻子,右括号代表嘴巴)。下面有更多的例子:

 

字符表情含义
:-) Smiley face 笑脸
;-) Wink (light sarcasm) 调皮地笑
:-| Indifference 不关心
:-> Devilish grin (heavy sarcasm) 邪恶地笑
8-) Eye-glasses 戴眼镜的人
:-D Shock or surprise 惊讶
:-/ Perplexed 困惑
:-( Frown (anger or displeasure) 皱眉 (生气或不开心)
:-P Wry smile 鬼脸
;-} Leer 斜眼看
:-Q Smoker 吸烟的人
:-e Disappointment 失望
:-@ Scream 尖叫
:-O Yell 大喊大叫
:-* Drunk 醉酒
:-{} Wears lipstick 涂口红的人

 

    请不要(随便拿个字符表情)来让我解释,我也没办法统统弄懂。它们通常出现在句末,其意思要联系上下文来解释。我建议你使用字符表情要适可而止。它们不仅数量惊人,而且意思也模棱两可(一不小心“表错情”可能会惹火上身)。

(待续)

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