如何提高工作效率 - UCD大社区

对团队知识管理的一些思考

lifesinger — 2009-03-06 15:49:51

最近的一点折腾和思考，欢迎讨论交流。

论坛

BBS和论坛是广场，是大家交流讨论的地方，时效性非常强。虽然有精华贴等方式来沉淀有价值的主题，但很难整理维护好。传统BBS的精华区，靠的是有责任心的版主去维护。参加工作后，很少有人会有这份热心和精力。

这种模式，决定了论坛的三个发展方向：1. 娱乐论坛，比如天涯社区，最热的是新闻八卦贴图等娱乐版块。很多技术论坛，最活跃的也是“水上乐园”。2. 咨询论坛，比如CSDN社区，杭州的19楼空间等。用户去这些论坛的目的性比较强，比如提问，查找房屋出租信息等。这些论坛很难留住高手，蓬勃中透露出浮躁。3. 专业论坛或者说圈子论坛，比如好久以前的RoR，还有如今的CCF和DRL等。圈子虽小，但会员的兴趣爱好都比较相近，谈讨的话题也就比较专业化。这种论坛让人有归属感，但对新人来说，很难融入。

可以看出，论坛的强项是交流，是讨论，并不合适团队知识的沉淀和管理。

Wiki

对于Wiki, 其精髓是词条化管理和协作开发，愿景是保存团队成员们认为的最好的答案和方法。Wiki的搭建非常容易，很多团队搭建了Wiki，就以为将知识管理起来了，其实大不然。互联网上公开的知名Wiki，也就维基百科，其它还有些经营得不错的专业Wiki，总的来说是非常有限的。用Google搜索Wiki，更多的是年久失修的站点。接触过几个公司的内部Wiki，绝大部分都已成为陈旧不堪、没人维护更新的信息孤岛。

Wiki真的适合知识积累吗？最近试用了MediaWiki，TWiki，PBWiki，还有商业版的Confluence，以及号称地球上最好的Deki等，从功能上讲，都非常不错。与论坛相比，Wiki的优点是能更便捷地更新维护，但缺点也很明显：缺乏吸引力和激励性。Wiki的维护成本相当高，一般都得通过行政或奖励等手段来有效运作。Wiki基本上属于公共福利，在中国，目前大部分开发人员的经济水平决定了对公共福利的热情和兴趣很难持久，这是Wiki经常成为荒岛的原因。

简言之，从形式上讲，Wiki很适合团队的知识积累。但从操作和维护上讲，Wiki只是看起来很美，实际操作却非常艰难。

Blog

人都有欲望，有所求。论坛上的活跃会员，求的是认同感和荣誉感。企业内部Wiki的搭建者和维护者，求的是自我和团队知识的系统化管理和沉淀提升，但这种热情很难持久和延续，行政和奖励手段的作用是有限的。

从知识沉淀和参与积极性上讲，Blog介于论坛和Wiki之间。Blog是先有自我的沉淀，再有读者的评论反馈。一个好的Blogger会在自我和读者之间做很好的权衡，读者从自己总结的文章中获益，自己也能从读者的反馈中提升自己。这是一种双赢策略，彼此收益，因此自从Blog诞生，就一直连绵不绝发展到现在。

但Blog依旧更倾向于论坛，适合个人发表意见和获取反馈。对团队来说，需要的是一个持续稳定的知识库。而且糟糕地是，一旦用Blog做为团队的知识积累工具，Blog原生的激励性可能很快就会丧失殆尽。

对团队来说，用Blog来做知识管理看起来也不靠谱-.-

人件

除了上面三种，还有Drupal等CMS系统，以及OpenKM等Doc管理系统，就不多说了。至于Sharepoint，实在感觉很混乱，或许混乱本身就是一种良好的状态？

有效的团队知识管理系统需要满足两个条件：1. 知识的添加、维护和查询很方便，可用性好。2. 能有效的激励团队成员自主地去阅读和更新知识库，可持续性好。

可用性上，无论是Blog还是Wiki, CMS等，都没什么问题。

可用性上还涉及知识的分类组织，这是一件非常头疼的事情。MediaWiki采用词条组织海量知识，GMail采用Tags组织海量邮件，抛弃细化的Categories是一种理念上的革新。但对非海量的团队知识库来说，Categories能让知识更有序，新人也能更方便的浏览和查阅。要做出适用性较强的分类和组织，需要不断思考和取舍。

可持续性上，无论什么系统，用来做团队知识管理，都必须行政化或奖惩化或商业化才能有效运作。

可持续性是关于人的，只有人才能减缓信息的“腐烂”。因此知识管理的核心不是知识，而且寻找某种适当的运作方式，能让团队成员真正参与到知识的添加和维护中来。

用什么系统关系并不大，最重要的是保持系统的“活性”，这就是知识管理。

相关话题：如何提高工作效率源地址：http://lifesinger.org/blog/?p=1450

无期限，不可活

Howard — 2009-02-02 02:01:29

写这个话题，是因为昨晚我跟Jijie老兄聊到了懒惰和deadline。

最早体验“期限”二字的威力，要感谢我的师兄——吴舒先生。几年前在他手下的手机软件Zozoc项目组做过实习生，有两件事记忆很深刻：

一个月：从0到3000

Zozoc刚上线的时候，因为上级的压力，团队被迫制定了一个艰难的目标：1个月之内必须零预算做到3000个用户，不然就滚蛋。对于一帮编程出生的年轻人，又没有市场经费，一个月之内让3000个人通过手机下载这个陌生的软件，何况那个时侯手机软件还是新鲜事物，很多手机甚至还不支持，还真不是个简单的事儿。为了完成这个任务，可谓用尽了一切努力，拉朋友，发论坛枪手帖，发垃圾邮件，最后逼不得已甚至连上街发传单这种事都干了。最后，他们在deadline的最后一天完成了任务。

两个月：从10万到30万

Zozoc有十万用户的时候，我进去做了三个月的实习生，学到了初创企业中最原始的一些东西。吴Boss给我的第一个任务，也是唯一的一个任务就是：不管用什么方法，在2个月之内把用户从10万做到30万。我记得当然的第一反应是：“靠？？？丫开玩笑吧？你们花了7个月才做到10万人，居然要我两个月搞20万人？” 。。。。。。这两个月是怎么过的，这里就不一一叙述了，总之最后的结果是，2个月零7天之后，终于做到了30万人。

==============================

如果不是迫于被遣散的压力，初生的zozoc绝不可能一个月搞定3000人；如果不是铁腕boss设置了那个几乎不可能完成的任务，我绝不会跟疯狗一样卖力拼命搞来20万人。后来吴boss给我说：“当时我给你设置的任务，其实我自己也不相信你能完成。给你设置30万，期望是打个七折，也许你还能做到20万；但如果我当初只要求你做到20万，也许你最后只能做到十几万了。人的潜力是浮动的，目标只要高得合理，最后即使打了折扣，结果也不会太差。”

于是我发现，在所有看上去很形式主义的摆设中，deadline是真正有正面价值的一个概念。

以前我总觉得，一个任务，我只要尽力做就行了，如果我做不到，你给我设置了期限我也做不到；如果我做的到，你根本不用设置deadline我也能做得到，所以deadline就是个毫无意义的摆设。看上去是多么完美的逻辑啊。

可惜懒惰的人性就是这么矛盾，有期限和没期限，做事的效率和结果真的不一样。如果让你7天学完一门新课程并通过考试，你肯定说“靠！我可没那么厉害”；但很多人平时不学习，但为了考及格，最后7天通宵达旦的熬夜复习，最终往往能通过。为什么同样的7天时间，效果却完全不同呢？如果我们每天都当做考试前的最后7天期限，很多事情的结果是不是会有转机呢？

一个真正的期限，除了规定时间和目标以外，更重要的一个内在因素是“惩罚”。惩罚可以是外人给你设定的，比如考试不及格、扣工资扣奖金、或者名誉扫地、内心愧疚；也可以是自己给自己设定的，比如罚自己不睡觉，或者罚自己10天不吃乐事原味薯片（这可比打我还难受）。

对于短平快的初创公司来说，开发周期和运作周期必须要非常短，因此更需要时刻给自己设置deadline，而不是顺其自然的发展。我一般给Tucia设定的deadline都是以小时计，一个新功能一般想到的当天就得做出来，做不出来我就不睡觉，这样逼自己，最后基本上都能在晚上12点之前做出来，所以事实上我很少需要熬夜。

我在《如何在24小时内完成一个可用的网站》里也提过类似的话题，如果摆在你面前的是一个耗时三个月的流程计划，你应该反省为什么这么久？创业计划要像砍价一样，能砍到多少就砍到多少，往死里砍，即使7天做不到，也要尝试把传统周期压缩到1/3试试。

其实我们都低估了自己的潜能。我们不是做不到，而是因为自己太懒惰，更要命的是，我们还为自己的懒惰找借口。比如“我不懂技术”，比如“我的市场合作伙伴最近在外地”，比如“我还在考虑要不要先找个投资再做”，比如“我最近状态不好，需要调整”。。。。一大堆的理由，只能证明你的懒惰，这些理由没有一条是站得住脚的。

而你能够持续懒惰下去，还依然满面春风毫不愧疚的唯一原因就是，你没有一个deadline，你没有给自己设置目标和失败的惩罚。你没有。

无期限，不可活。

加速你的工作-介绍GTD

xiaoxiao — 2009-01-19 22:00:32

上周分享的一个PPT，介绍了GTD系统和自己应用的一些心得体会。下面是几张重要的Slide，放出来分享学习下。有很多网站和论坛都在讲 GTD，感觉太复杂了，用我们这行的话说就是可用性不好。（本篇所有的图片和资料都来自于网上，记不清出处，有版权问题请直接留言。）

GTD就是Get Thing Done的缩写，翻译过来就是“尽管去做”。GTD的核心理念说白点儿，就是你必须记录下来你要做的事，然后整理安排自己一一去执行就OK了。

一、第一张Slide有四条GTD的好处，简单而言就是可以帮助你更合理更高效的完成工作。

对于第四点，我似乎还没看到，但对于自己的工作是很相当清晰了。也可能和我应用GTD系统时间长短有关，我大约用了八个月左右。

二、接着看一下GTD的工作流。这里主要是记住工作流，然后严格按这个工作流来处理你手头上的工作。

我一直感觉老外很笨，但人家最牛的地方就是把经验上升为理论，然后很撤底的执行，不断的优化。这里有另外一张工作流，点此查看。

三、下面一张Slide讲的是GTD的五个核心原则：收集、整理、组织、回顾、执行。OK，记住这五个原则的先后顺序就可以了。

很简单吧，最重要的是：执行。另外借用老大的一个词“集中精神”，结合在一起就是：集中精神执行。

四、下面的Slide是收集的流程。把所有的事情从你的脑子里记录清出来，记录在一个可以看到的地方。GTD认为大脑是应该去思考如何去做一件事，而并不是用来存储N多个事。

我的一些经验：在纸上或其它设备里记录下的任务或工作时，应该注意安排优先级，比如你今天重点的工作是画一个视觉设计，那么其它的工作就要安排在次要的位置，集中精力去做今天最重要的事情。另外，如果一天重要的事情在上午做完了，就应该重新回顾，列出下午最重要的工作，然后其它的事情靠后。

记录也有技巧，涉及到记录的工具和线上和线下两种情况。我的处理方式是线上能提醒的是Outlook的任务和日历，比如几点要找谁谁打个打电话，几点要发某某邮件，几点去开会。

线下的工具是纸笔和手机，我一般是记录每天所有的工作，我用的本本是“是日”，一是这个本本是广州一家设计团队做的，相当有感觉，特别是“是日”的名字，相当有个性；二是“是日”的扩展性，正面可以按时间记待办的工作，背面可以写写总结什么的，淘宝这里有卖。

这个是官方给出的正面照片。

日历同步方式我同时使用两种：一是Google日历和Outlook同步，我使用Google Calendar Sync，在办公机上自动同步到Google日历上去，在任何地方，在我的几台电脑中都可以看到我的日历。

另外是Iphone日历和Google日历同步，同步工具是NemusSync。想查看的时候工作Outlook日历的时候，点一下，很完美。手机上我用的是广东06前五元包月100M的GPRS服务，我不觉得Wifi那么快有什么特别的优势，像我，每天除了上下班，使用iphone上网的时候也就在班车的时候，顶多也就一个小时吧，所以、查看天气、股票、看看订阅文章、同步日历基本上是我的操作。换句话说50M的包月也够了。

下面这几张图是Things软件的截屏，Iphone上的一个GTD软件，虽然他有很漂亮的原型手绘稿，我试用过后不如Todo这款软件，后来放弃了。有喜欢的可以去下载个试试。

　　五、“处理（整理）”，英文原意是Process。我提取了三点重要的内容：

不能不提一下处理的两分钟原则。我想更细的是：1秒+2分钟原则，对突然打断的事情，一秒钟评估，两分钟内能解决，无论是任何事情，马上着手解决掉。如果不能在两分钟内解决，就进行下一步处理。这里坚决不能拖，一件事一件事的来，一心别二用，两分钟处理完一件事，马上回到你的主要事情上来。

六、“组织”应该是最关键的一点。“组织”主要分成对备份资料的组织与对下一步行动的组织。

备份资料来自于对任务可行动的处理结果。对备份信息的组织主要就是一个文档管理系统，可用很多工具去存档这些资料，我以前用网文快捕，现在发现Onenote也不错，因为公司都是Office办公，所以后来家里和公司的系统上全都装上了Onenote。

下一步行动的组织则一般可分为：等待处理清单、将来处理清单、下一步行动清单。

1. 等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作，比如有个邮件问你这件事有谁负责，你可转交处理，如果你是主管，可安排下属去做。

2. 将来处理清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等等。

3. 下一步处理清单则是具体的下一步工作。而且如果一个任务涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的项目。老外认为不能在两分钟钟内完成的、需要一系列动作来进行的任务叫作“项目”。

有很多朋友把Outlook建了@todo，@waiting，@next三个文件夹，我在Gmail上尝试过GTDinbox，后来因为大部份的事情在公司Outlook中，还是转移了。

　　七、“回顾”和“执行”

我对回顾的理解是PDCA循环的一种方式，目前是每日回顾、每周回顾一次，对自己的工作和其它事情进行回顾，看看哪里做的不好，需要改进。

“执行”就不用说了吧，马上做就OK了。

八、一些资源和Tips。

http://www.gtdlife.cn
http://groups.google.com/group/gtdlife?hl=zh-CN
http://www.mifengtd.cn/articles/category/gtd
http://cngtd.com/
http://www.moleskiner.cn

其它的一些资源，也是转载的，不知道出处是哪里了。要详细了解的，可以看下面这些内容，但愿各位能在这个分享中提高自己，也欢迎和我交流，最好用邮箱：xiaoxiao@vip.qq.com。

如何提高工作效率 - UCD大社区

对团队知识管理的一些思考

论坛

Wiki

Blog

人件

无期限，不可活

加速你的工作-介绍GTD

GTD综述和介绍：

GTD知识深入：

GTD资源下载：

GTD工具介绍（软件）：

GTD移动工具（PDA）：

非电子类GTD工具：

GTD应用延伸：

简单做（ZTD）系列：