产品节奏控制和会议法则 - UCD大社区

会议的原则

Lytous — 2010-09-22 22:31:36

上周书友会分享了一个meeting principle的keynote演讲，很多朋友表示想看看，因为我们的本地群已经人满为患，所以群内共享的PDF可能大家下载不了。我在这里贴一下，顺便把主要的提纲思想做一个说明。

这个小分享是之前在公司内部做的，尽量希望它通俗易懂，易于操作。关于召开会议和如何控制会议的法则，其实网上已经有很多，不同的公司性质和团队需要的会议形态也不尽相同。要首先说明的是，这只是一个我现在在部门内召开会议时运用到的方法而已。

如你所知，在中国的各大企业中，内部资源损耗最严重的环节在两块：庞大臃肿缺乏效率的流程，丧失决策和灵敏度的会议体制。会议的质量重要到已经成为考察中层管理者的指标之一，因此开会本身不仅仅传达信息，保持沟通，更是企业资源协调，战略部署的重要环节。

首先，我想的是：我们为什么需要这么多的会议？有几种情况我是不会开会的：1. 传达一般性的信息 – 一般性的信息使用IT系统传达，由人事，行政等部门宣传；2. 没有资料和数据的讨论 – 没有数据便没有真相，讨论难辨真假的事物通常都是以失败告终；3. 没有决策者在场的情况 – 不需要决策的会议说明这个会议本身不重要；4. 非常复杂的事件 – 复杂的事件要稀释为简单的，具体的，聚焦的单个事件才能更快得出结论；5. 定期检查 – 通过管理者与员工之间的电子邮件，当面交流完成。

其次，会议选择的时间应该根据你的会议性质来确定，是“务虚”还是“务实”，从人的心理出发，work-driven 和 life-driven 的状态差异巨大。不同的时间，会使会议的效率，效果，时长受到不同程度的影响。根据数据判定，“务虚”的会议尽量放在非工作时间比较好。

会议召开的地点也十分重要，不同的会议环境会对与会者的心理产生暗示，以话题性的活动来说，“责任感”，“辩论”，“闲聊”，“解决问题”是经常交叉出现的4个维度，我在图表中清晰的表明了不同的场景下，人们的心理活动和对讨论过程中表现出的兴趣点有不同的分布。

在我们的团队中，只有三种主题是值得开会的，“项目进程”，“培训，沟通与交流”，“细节控制”。从分布上来说，我们尽量控制“头脑风暴”，“危机处理”，“领导讲话”的时间，因为这些活动是偶然性的，不需要过多的会议去主宰。

会议的角色，无论参与人数多少，根据我的观察，这五种角色是时刻存在的：“决策者”，“提问者”，“保护者”，“评估者”，“提案者”。决策者聚焦决策本身，分析信息获得数据；提问者强调过程沟通，分析细节和解释关键要点；保护者确保会议节奏，并保护创新能够正确被阐述；评估者扮演风险控制的角色，从成本、预期价值，ROI等维度评估产品的可行性；提案者提供资料和数据，阐述产品（或服务）的设计思想，可实现性，以及相关的观察与分析。

看上去好像很完美对吧？对，不过情况往往不是这样。在我所经历的不少失败的会议中，决策者变成了分裂者，提问者变成了怀疑者，保护者变成了包庇者，评估者变成了拖延者，提案者变成了报告者。SO，杯具摆上桌面。

要取得有价值的结论，从会议的布局，“时间”，“地点”，“主题”，“角色”的把握上，都应该遵守“S.M.A.R.T.”原则，否则无意义的会议将会一直“重复，重复，再重复”。分享过程中有位朋友提供了一个经验，在第一个会议没有取得成功时，会议组织者应私下找到问题的关键角色，然后单独沟通，在确定每个问题点有可能关闭后，再召集第二次会议，这不失为一个参考。

会议法则之：头脑风暴会

胡晓 — 2010-09-20 09:52:18

在产品设计、策划、开发工作当中，经常碰到思源枯竭的时候，如何产生更多的、更异想天开的、更合idea？那么，众人拾柴火焰高，大家一起来头脑风暴吧。但如何进行可以获得你更加想要的结果？这就不得不谈谈方法和技巧了。以下是我整理的头脑风暴活动要注意的，希望能够帮到大伙：

1、什么是头脑风暴会？

是一种开发团队智慧的技术。
是一种所有团队成员的初始想法都能被考虑到的技术。

原则上如果我们拥有的主意量越多、种类越多，我们就越容易找到我们所需的答案。

2、头脑风暴会的用途：

为团队工作找出问题和机会。
确定收集哪些材料。
当做出因果图时帮助找出可能的原因。
找出潜在的问题或机会的答案。
找出实现答案的可能障碍。

3、头脑风暴会的类型：

头脑风暴会有几种变形，但大致可以分为两种：

A、非结构化的头脑风暴会

非结构化的或自由滚动式的头脑风暴为团队成员提供了自由的提出见解和意见的机会。这种方式鼓励成员任意地贡献出尽可能多的主意，直至没有人再有新东西可增加了。

B、结构化的头脑风暴会

对于团队负责人或会议主持人提出的问题，团队成员一个接一个地提出自己的见解。每人每次只能提一个。当某个成员再也没有新的主意时，可以跳过。所有的主意都应记录在白纸板上。
这种方式的一个变种可以用于比较敏感的主题。这种方式要求成员在规定的时间内安静地在小纸片上写出自己的主意。当时间到时，所有的小纸片都交到主持人手上，并粘贴或写到大白板上。

4、头脑风暴的规则：

结构化的和非结构化的头脑风暴的基本规则是一样的：

强调主意的数量而不是质量。
鼓励荒谬的和牵强的主意。
避免对所出主意的批评、评价和判断。
应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。

5、头脑风暴会的步骤：

6、头脑风暴的提示：

清楚地定义头脑风暴会的目标。
在产生主意时不要评价或批评成员所出的主意。
要求数量不求质量。
将所出的主意确切地写下来，不要重新组词。
当完成出主意阶段的工作后，给予充分的时间用于说明主意。
坚持头脑风暴的基本规则。如果有成员违反规则，主持人应重申规则。

PPT文档：《如何开头脑风暴会》胡晓

相关话题：产品节奏控制和会议法则源地址：http://hx.okvi.com/?p=1560

会议法则之：控制 22 分钟的会议时间

胡晓 — 2010-09-20 09:51:16

“会议拉锯战”是每个人都头痛的。如何高效的进行会议，相信每个人都希望了解。那么或许这篇文章可能给大家有所启发。这是一篇翻译稿，摘录过来分享给大家，希望有帮助。

没有人因任何的因素喜欢开会。其实很多情况下，大部分的人都认为一些的会议都是在浪费时间。那么，如何剔除会议中那些浪费时间的方面，留下精华部分？让我们尝试下将会议时间压缩到 22 分钟，Nicole 首先提出了这个想法，我个人认为这是目前所能看到的最容易做到而且有效的办法。

这里是他提及的一些方面：

请原谅我可能没有完全清楚得阐述他的核心观点，因为这些内容我是从他的想法中部分摘记而来。其中每条详细的观点如下：

1、制定 22 分钟时间的会议

谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时？这有何数据依据？当然没有。
其实，这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲，也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。
但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短，而不是越来越长。

2、有个共同的议程

有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。
可以考虑在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。

3、提前 3 天发送邀请和相关必读内容

虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。
千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容，然后必须提交相应的作业”等这种情况。

4、准时开始

会议准时开始的这种情况发生的几率有多少？该死，实际情况是几乎没有。
你可能会说，部分的情况可能是由于 Outlook 等程序可能没有设置足够的提醒时间的问题。当然纯粹依靠软件是不靠谱的，甚至我建议你可以使用便签等“土办法”。
同时 22 分钟的时间对于个人而言，也可以当作是做个缓冲休息时间。

5、站着开会

舒适的椅子会让人“变懒”，而同时站着开会能提醒大家目标是不是需要说明或者补充（参见“混乱的站立会议”）。

“混乱的站立会议”

同时，你需要保持你的观点，如有必要请保持沉默，将它留到会议外去单独处理。

6、不要带笔记本，但记得带纸笔

如果你承诺会议会在 22 中之内搞定，那么就没有必要带其他无关的物品。
我甚至认为带上这些东西你将重复你中学时的覆辙 — 看起来你在开会，而其实你的心已经飞往他处。
纸和笔会让你的头脑清醒，也有利于分工：一个人讨论问题，另外一个人记录。

7、同时禁止带手机

理由同上

8、注意！记录所有的话题相关的反馈

如果是个会议，那必定有个人会担当组织者的角色，记录所有应该注意的点。
同时，反馈中可能会有支线等情况发生，你应该避免这些话题不会离会议本身的议题太远。

9、尽可能快的发送会议记录

22 分钟并不长，但你应该尽可能快的发送相关的会议记录，组织并计划下个会议。

好了，我想你有更多补充这个话题的观点，那么也请你不吝的提出。如果你愿意，你完全可以和其他人分享这个话题。如果你有需要，这里有PDF文档，还有Nicole演讲的视频：

相关话题：产品节奏控制和会议法则源地址：http://hx.okvi.com/?p=1573