原文作者：Gene.Wicker.Jr
原文链接：E-Mail Etiquette
译者：wilson.xu

声明：本文版权属于Gene.Wicker.Jr，原文在此。请勿拷贝与转载。想瞄瞄译文的第一部分，请猛击这里。

 

电子邮件礼仪（二）

 

称呼

    这里有一个问题：“（对于电子邮件）到底多亲密才算太亲密？”说得再具体点，就是你如何为邮件开头：“亲爱的先生”，“亲爱的史密斯先生”，“乔”还是其它。

    如果你拿这个问题去请教礼仪专家，我估计她会不假思索地答道——跟着标准规范走吧——不过我并不同意。

    对于非商务邮件的称呼，我建议你跳过标准规范。我顶多也只是使用像“亲爱的维吉尔”之类的称呼，或者直接“维吉尔”。

    商务邮件则复杂得多。如何称呼应该具体问题具体分析。不过我通常会遵守这些规则：如果你经常称呼某人为史密斯小姐/夫人/先生，不妨在邮件中依样画葫芦。对于直呼其名的朋友，我要么省略称呼，要么遵循上一段的做法。实在无法确定的话，标准规范就是最安全的做法。

 

签名

 

    如果你想猜猜什么是“电子邮件的签名”，我估计你的答案八九不离十。

    在纸质文档（保护树木，请用电邮）的末尾，使用手工签名是一种常见的做法，如下所示。

Gene Wicker, Jr.
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    由于电子邮件无法使用手工签名（至少目前如此），于是人们有时会在邮件后面添加一些固定不变的信息（不妨称之为“准签名”）。

    我强烈推荐这种做法，因为并非每个收信人都认识发信人。许多公司使用员工姓名的缩写或数字作为其邮箱地址。可是，这些缩写和数字对于陌生人毫无意义。

    另外，我也建议把在“准签名”中加入你的邮箱地址。有时收信人收到的信息是残缺的，尤其是那些依靠Internet传播的电邮（注：并非所有邮件都是通过Internet传播，比如公司的内部邮件）。因此收信人有时很难确定发信人是谁。

    如果你使用商务邮箱，不妨把你的职位和公司也添加到“准签名”中。这通常相当于信件抬头的一部分，不过电子邮件并没有“信件抬头”这个概念（浪费空间）。

    你有时会在“准签名”中看到人名后面还跟着一句格言（类似于“。。。生命的秘密就是没有秘密”）。这种做法已经蔚然成风。如果你也如此，我的建议是：你是一个怎样的人，就选择怎样的格言。还要保持简短，你不会想要比正文还冗长的格言。

    你还会在准签名中碰到一些由字符构成的图形。除非亲眼所见，否则你很难去描述它们。不过一旦你遇到了，立刻会发现它们其实一目了然。和格言一样，字符图形也应该是你个性的投影。

    对于“准签名”，无论是格言还是字符图形，抑或两者兼有，我建议总行数不要超过4行。

 

附件

 

    以前拨号上网的时候，我建议所有附件不要超过1MB。随着带宽的不断扩大，情况亦不可同日而语。

    对于拨号上网的用户，1MB的上限仍然管用。至于宽带或直接相连的用户，我会把上限提高到5MB。不过这种说法并非一成不变。即使是使用宽带或直连的用户，也无法保证他（她）们的邮箱有足够的容量来处理这些附件。对于一个小邮箱，你也清楚一个5MB的附件会很快地把它撑爆，并导致其它邮件的丢失（注：现在的邮箱动辄上G，所以“撑爆”的情况实属罕见）。

    一般来说，仅当我清楚对方确实需要的时候，才会发送5MB的附件。

 

v卡

 

    v卡简直就是outlook用户（我正是其中之一）的恶梦。它使每一封电子邮件看起来都像带有附件。尽管它和附件有某些类似，却不是你心目中真正的附件，比如文档、电子表格等。因此我不推荐使用它们。

 

线索

 

    一旦你发送第一封邮件，便可能收到回复。如果你想回复对方的回复，该怎么办？错误的做法是创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（所谓的“线索”）。一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件。当你处理新闻组（更新更频繁）的时候，这个问题会更加突出。因为某些新闻组用户不仅回复，还想跟踪已交流的信息的线索。正确的做法是使用“回复”功能，它本质上相当于创建新邮件，却维护了邮件之间的线索。

 

引用

 

    恐怕没什么比下面这件事更劳神费力：在邮件末尾码上几只字：“同意”，“好的”或“嗯（ditto）”，却硬是把原始邮件完封不动地复制过来。

    正确的做法是引用，下面这个例子就是最好的解释：

 

>请问您同意聘请罗丝夫人来处理我们的法律事务吗？

是的，请适当安排。

 

    句子前面的“>”符号告诉收信人，这些引用的内容来自于他（她）的上一封邮件。第二句则是你针对引用内容的回复。引用的关键是引用适量的内容使对方心领神会。设想你收到一封长达几百行的邮件，而真正需要回答的问题却在最后一行。那么你有什么理由要把整封邮件都引用进来（而不是单单引用那个需要回答的问题）？否则，就算对方只对你的回答感兴趣，也不得不从头到尾把整封邮件翻一遍。

    引用可以嵌套使用，如下：

 

>>请问您同意聘请罗丝夫人来处理我们的法律事务吗？
>是的，请适当安排。

 安排好了。我们的第一次会议将安排在明天早上。

 

    在这个例子中，我们看到了两层引用（>>）和一层引用（>）。两层引用">>"表示发信人正在引用你上次引用的内容，">"正是其中的一部分。

    不要在引用上纠缠不清。过多的引用层级只会喧宾夺主，从而淹没了真正的意思。

 

保护树木

 

    我有时候觉得最好的事就是能让人们远离打印机。为什么？因为每次我给别人发邮件，三分之一的人读都没读就把邮件打印出来，另外三分之一阅读后还是会打印，只有最后的三分之一读完直接把邮件干掉。

    使用电子邮件的目的之一就是根除（或大量减少）纸张的滥用。如果大部分人都把收到的邮件拿去打印，这岂不是违背了初衷？我不是说所有邮件都不能打印，而是太多的邮件被不明不白地打印（相当一部分被打印之后，就再也没离开过打印机）。

    除非你使用非常原始的邮件系统，否则它都会提供一个功能（通常叫“文件夹”）来永久保存邮件，方便日后随时查看。常常打印邮件的人如果能在电脑中建立和现实文档组织结构相同的文件夹（来保存邮件），不仅达到了同样的目的，还节省了大量的纸张（和树木）。

 

个人隐私，开玩笑么？

 

    打住吧，留点脑细胞好好想想下面这句话：电子邮件没有任何隐私可言。我不管别人怎么说，怎么证明，怎么发誓还是怎样怎样，反正电子邮件就是没有隐私。理由？继续读下去吧。

    对于某些电子邮件系统，管理员可以阅读其中的所有电子邮件。如果碰到这种情况，你最好求上帝保佑你的管理员是一个诚实可靠的人。

    某些公司会监管员工的电子邮件（我觉得这种审查再糟糕不过）。这种令人瞠目结舌的做法的借口更是花样百出，无论是管理层想确保员工没有在不必要的邮件上浪费精力，还是确保不能通过非官方渠道泄露公司机密。

    和所有软件一样，电子邮件也会偶尔出错。一旦故障发生了，你可能会收到原本属于别人的邮件，或者你的邮件发错给别人。无论是收错还是发错，你所以为的隐私都不复存在。

    在地球上某个角落存在着这样一种人（通常称为“黑客”），只要他（她）们足够努力（破解邮件系统），就能够阅读你的邮件。当然，“足够努力”很必要，阅读他人的邮件通常没那么简单。此外，电子邮件系统通常采用一些安全措施来防止类似的入侵，然而百分之百“黑客免疫”的安全措施并不存在。在前面两个句子中，我使用了“通常”这个字眼，因为我假定安装或管理电子邮件系统的人都会采取一些必要的预防措施。当然，同样的安全也必须在邮件的另一方得到保证。

    总结一下：首先，让我重申最初的说法：电子邮件没有任何隐私可言，懂么？其次，如果你觉得某件事不能在公司的公告牌上公布出来，那么就不要在邮件中提及它。相反，如果它对于公告牌而言是安全的，则邮件亦然。如果你还在争论到底个人隐私可不可以通过电子邮件发送，我想还是亲手交给对方或者使用普通邮政系统来得安全。

（待续）