电子邮件礼仪（三）

从公司送出的邮件，代表的就是公司

    不管内容是什么，从公司送出的个人邮件都被认为是公司的官方消息。这也许会给你和你的公司惹上一些不必要的麻烦。嘿，没吓着吧？

怒火

    “怒火”是什么东东，或者再具体点，什么叫“惹火上身”？“惹火上身”的意思是：你发送了邮件给某人，却导致对方恶言相向。基本上这算是一种电子型的言语攻击。我想提供一些例子，由于无法确定读者的年龄，为免日后“惹火上身”，我想想还是算了。

    有时“起火”的原因显而易见（读下去），有时却让你摸不着头脑。例如，你给10个人发送了一封自以为无害的邮件。9个人语气平和反应正常，不料第10位却狠狠地烧了你一把。谨记“一千个人眼中有一千个哈姆雷特”。或许你是个幸运儿，一直以来都和前面的9个人打交道，不过我敢打赌你迟早会撞上第10个。

    如何应付“怒火”？这个问题颇为棘手。最好的回应就是无视它们，像其它讲逻辑讲道理的人一样继续过你的日子。如果这不是你的第一反应，估计是你已经被烧得“体无完肤”，忍无可忍了。可是，你会发现任何回应都是徒劳。记住，古人云：你只能满足部分人……

    如果真的选择了回击，你最终可能会卷入所谓的“flame war（骂战）”。谩骂的双方或者多方会在这里没完没了地“驳火”，常见的招数不外乎“问候对方的母亲”，“质疑对方的智商”等。某种情况下，交战的各方最终都忘记了争吵的初衷，变回正常的人类。

    从来没有惹火上身？好吧，如果你真的很想试试，我倒有下面几个建议：

•     发送一封只有大写字母的邮件。大写字母相当于对准别人的耳朵大喊大叫。它仅用于强调（注：原文是“ONLY use upper-case words when trying to make a point (such as I just did)”，作者巧妙地演示了大写字母的用法，可惜中文无法体现出来）。即便如此，你也要谨慎对待交流邮件的另一方。
  

•     对（他人邮件的）语法或标点的用法指手画脚。这就像是和八年级（注：美国童鞋的八年级相当于我们的初三）的英语老师交流邮件一样，没人会感兴趣。
  

•     群发大量广告。这是“不要这样做”排行榜中的头把交椅，它惹的麻烦比魔鬼还要多。想想邮局每天给你“倒”了多少垃圾信件。即便有一百个不愿意，你也不得不从头到尾一封接一封地大海捞针，因为月度的水费单往往就夹杂在那一大堆不请自来的广告和废纸之中。电子邮件也是这个道理。你想在塞满广告的邮箱中翻箱倒柜，仅仅为了找到来自老板的非常重要的邮件吗？
•     寻求电脑技术支持却不提供详细的系统信息。举个例子，假设我提交一封电子邮件说“我有一个关于Word软件的问题……”。那好，究竟这是Word97，Word2000，XP的Word还是2003的Word？如果你安装的软件有版本之分，则告诉对方版本号。记住，电脑的世界（还有其用户）是由你想象得到的各种各样的电脑所组成的，从个人电脑到苹果电脑，再到Linux工作站，甚至还有你的邻居在车库里组装而成的电脑。正确的做法是先列出所有详细的系统信息，再说明故障或问题。举个例子，如果家中电脑的Microsquish Word发生了故障，我正在寻求其解决方法。那么我应该这样列清单：Windows 2000 SP5，Office 2000 SR3，惠普Kawack，酷睿奔腾2，512MB内存，4GB的SCSI硬盘，再详细地描述问题。

比“蜗牛”邮政“牛”

    你可能会这么想：既然电子邮件是“电子的”而且电子信息是以光速传播，那么电子邮件应该会在发出的几秒后到达目的地。如果收信人是你隔离的同事，它有可能这么快。不过大多数情况下，电子邮件可能会花费从几分钟（正常情况）到几天（非正常情况）的时间。

    不妨这样想。发送本地的电子邮件和亲手把信交给对方一样容易。这样的话，如果你想把信亲手交给远在天涯海角的另一方，难道不应该多花点时间吗？

    （收发电子邮件）花费更长的时间的原因是：邮件从A点传到B点，在到达终点之前可能会通过1个、2个，甚至数不清的不同的电子邮件系统。还记得我以前说过的话吗？不是所有的电脑（和电子邮件系统）都是一样的。

    无论多远，我保证电子邮件一定比“蜗牛”邮政要“牛”（注：“蜗牛”邮政是电子邮件用户调侃传统邮政的说法）。此外，它还帮你省了邮票钱。

福祸相倚

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